Het principe van het portaal (Eng: portal) is dat een externe partij, bijvoorbeeld een klant, jou informatie toezendt via de webpagina van het portaal. Die informatie komt vervolgens binnen in jouw Share-board team als een notitie met eventueel daaraan gekoppelde bestanden.
Jouw team kan ermee aan de slag. De externe partij heeft toegang tot Share-board met een persoonlijke inlogcode om enkel zijn ingezonden stukken in te zien. Ook kan de externe partij reacties geven op mogelijke vragen of opmerkingen van het team.
Het portaal heeft vele toepassingsmogelijkheden. Hieronder enkele voorbeelden: