EFFECTIEF VERGADEREN MET SHARE-BOARD

Om het meeste uit de vergadering te halen, kan je team een aantal dingen doen voorafgaand en tijdens de vergadering. 

Voorafgaand aan de vergadering: 

• Maak een nieuw item voor de vergadering en koppel al je stukken eraan.
• Bekijk de vorige vergadering in Share-board en zet de reacties die je wilt bespreken op de agenda.
• Regel een laptop en een beamer voor tijdens de vergadering zodat de wijzigingen gedaan door de notulist in Share-board voor iedereen zichtbaar zijn.
• Ieder teamlid doorloopt zijn actiepunten voor de vergadering en zet ze op de agenda als ze besproken dienen te worden.
• Ieder teamlid kijkt naar de acties waarvan ze de deadline niet halen en bespreken deze voor de vergadering één op één of in een klein gezelschap. Ze zetten alleen de acties op de agenda waar hulp van het hele team voor nodig is.
• Deel de vergadering om extra aandacht te vragen voor de vergadering. Dan ontvangen de teamleden waarmee je de vergadering deelt een aandacht-mail. 

Tijdens de vergadering:

• Open Share-board en maak het voor iedereen zichtbaar d.m.v. een beamer.
• De notulist typt de notulen direct uit tijdens de vergadering in Share-board. 
• Als je besluiten neemt die betrekking hebben op meer dan één vergadering, maak daar dan een apart besluit van en koppel deze aan de vergadering. Besluiten die alleen betrekking hebben op één vergadering of actiepunt, hoeven niet als item besluit vastgelegd te worden, maar kunnen bij het desbetreffende actiepunt of vergadering vastgelegd worden. 
• Stel actiepunten tijdens de vergadering vast en wijs ze direct toe door de actiehouder in de vergadering te bevestigen. Bevestig ook andere concrete zaken zoals de deadline, de scope, etc. Koppel alle actiepunten aan de vergadering zodat ze makkelijk terug te vinden zijn. 

Na de vergadering kan iedereen gelijk zijn acties oppakken en de notulen inzien, want die zijn al gereed en staan in Share-board.