Alle Cloud-drives hebben een hiërarchische opzet. Hierdoor moet je precies de plek van een bestand weten om het terug te vinden, wat vaak lang zoeken betekent. Share-board werkt anders. Doordat je alles aan elkaar kan linken, zal je het bestand aan de juiste acties, meetings en besluiten kunnen linken. Zo kan je het direct vinden. En daarvoor hoef je het bestand maar één keer te uploaden.
In Share-board kan je inhoudelijke zaken van de Cloud-drive koppelen aan je proces (acties, activiteiten, overleg etc). Op deze manier krijg je meer inzicht in je proces en weet je precies wie waaraan werkt, wat de status is en wanneer het besproken wordt.