SUPPORT

Nieuw bij Soui? Bekijk de introductievideo

Het gebruik van cloud-drives

Er zijn verschillende soorten Drives in de cloud: Box, Dropbox, Doc-stream, Google Drive etc. 
Share-board en cloud-drives gaan goed samen.


Het principe
Share-board en cloud-drives gaan goed samen, doordat je de links naar documenten en mappen kunt opnemen als Link-item in Share-board. Klik je in share-board op die link en heb je toegang tot die map of document, dan toont de browser die map of dat document. Als een document is gewijzigd, zie je altijd de laatste versie. Als je alle versies van een bestand wilt zien, kun je een 'map' maken voor documenten die onder configuratiebeheer vallen. In die map zet je alle versies van dat document. Zie het voorbeeld met Dropbox. Als je een online-editor-omgeving hebt zoals Microsoft Office365 of Google Docs dan kun je documenten ook direct online (in de browser) bewerken, zonder het te downloaden. Dat is beter als beveiliging van belang is.


Soms kun je het gebruik van documenten vermijden. 

Welke documenten kan je vermijden?
Documenten als verslagen, actielijsten, plannen, notities, interne rapporten nieuwstjes en besluiten die alleen het 'team' betreffen zijn overbodig met Share-board. Deze informatie kun je het BESTE DIRECT in een Share-board-item kwijt. Daar heb je GEEN DOCUMENTEN voor nodig. Ze zijn intern bedoeld voor het team alleen en zijn voornamelijk tekst-georiĆ«nteerd. Die documenten kun je vrijwel altijd vermijden. 

Welke documenten kan je NIET vermijden?
Informatiedragers zoals rapporten, jaarrekeningen, bouwtekeningen, plannen etc die tussen organisatie worden uitgewisseld kun je meestal niet vermijden én informatiedragers waar je 'speciale' applicaties voor nodig hebt, als rekenpakketten, tekenpakketten etc. 


Wanneer cloud-drives toepassen
Als veel documenten veel wijzigingen ondergaan in een team (zoals in een projectteam bijvoorbeeld), is het gebruik van een cloud-drive handiger dan steeds een upload naar Share-board. Documenten waar nog veel aan gewerkt wordt, kun je het beste nog lokaal houden tot dat je een versie hebt dat deelbaar is met anderen. Neem dan een link op in Share-board naar dat document met de mededeling wat de status is. Voor de formele besluitvorming en contractuele afhandelingen kun je het beste alleen de definitieve documenten uploaden naar je SB-team. 



Wat voegt Share-board toe aan cloud-drives?
1. Cloud-drives hebben alle een hierarchische opzet. Maar Informatie (documenten) laat zich bijna nooit enkel en alleen hierarchisch relateren aan andere informatiedelen. Een hierarische-mappenstructuur schiet altijd te kort en zou je informatie/documenten willen kopieren omdat het op meerdere plekken terugkomt; maar dan heb je een beheerprobleem erbij. Voorbeeld: Een wijzigingsbesluit(document) heeft een relatie op een meetingsverslaag (waar het besluit is genomen), op een document (dat een nieuwe versie krijgt), planning (dat aangepast moet worden) op het budget (dat verhoogd of meer uitgeput wordt) etc. Je wilt idealiter graag al die relaties leggen. In de mappenstructuur kan dan niet. Je zoekt dus vaak. of je moet onnodig veel verwijzingen aanbrengen.
2. Leggen van relaties tussen inhoudelijke zaken (producten) en proces zaken (acties, activiteiten, overleg etc). Documenten laten je niet toe om directe relaties te leggen tussen paragrafen of tekstdelen in andere documenten. Share-board legt wel die relaties, zodat je beter overzicht hebt en sneller ziet hoe het een effect heeft op iets anders. 



Keuze: Lokaal (gesynchroniseerd) of (alleen) centraal in de cloud.
Cloud-drives bieden je de mogelijkheid om alle bestanden zowel centraal (in de cloud) te hebben als ook gesynchroniseerd en lokaal in de mappen op je eigen computer. Die keuze kun je zelf maken en staat los van het gebruik van Share-board. 
  • Lokaal (gesynchroniseerd) heeft het voordeel dat de participanten niet steeds een document hoeven te downloaden, maar heeft de nadelen dat het veel opslagcapaciteit kan vragen en dat er (onbewuste) datalekken ontstaan. Synced cloud drives zijn intrinsiek minder veilig. 
  • Centraal in de cloud (zonder lokale opslag) heeft het voordeel dat de lokale opslag op je computer beperkt kan blijven, pdf's kunnen ook in de browser worden bekeken en gelezen (je hoeft die niet te downloaden). Je hebt geringere kans op datalekken in het geval security extra van belang is.


De cloud-drives hebben alle instellingen om de toegang (openbaar/gesloten, wijzigen/lezen etc) te regelen. 
Bepaal welke instellingen je wilt hanteren binnen jouw team(s).


Deze Cloud-drives hebben vrijwel alle de optie op LINK-jes van mappen en documenten te selecteren. 
iCloud (Apple) heeft dit niet: controleer of de Cloud-drive die je wilt gebruiken LINK-s toepast.



Lees hier hoe je wijzigingenbeheer makkelijk maakt en overzichtelijk houdt met Share-board.








Geen antwoord kunnen vinden op je vraag? Mail Share-board met jouw vraag en we komen er zo snel mogelijk op terug.